PENERAPAN ITSM

ABSTRAK

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) merupakan sebuah framework yang dibuat dan dikembangkan oleh Office of Government Commerce (OGC) di Inggris. ITIL merupakan kumpulan dari best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah. ITIL mendukung pernyataan bahwa layanan IT harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan mendukung inti dari proses bisnis yang dijalnkan. ITIL pada dasarnya memberikan panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat untuk memfasilitasi perubahan bisnis, transformasi dan pertumbuhan . Praktik terbaik ITIL saat ini adalah dalam merinci lima hal inti yang menyediakan pendekatan yang sistematis dan profesional untuk pengelolaan layanan IT, memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan yang tepat dan secara terus-menerus memastikan bahwa perusahaan memenuhi tujuan bisnis dan memberikan manfaat ke pelanggannya.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) mengubah kehidupan manusia, terutama mengubah hubungan karakteristik antar hubungan manusia, bisnis, dan mengubah hubungan antara pendidikan dan pengetahuan. Kebutuhan informasi yang cepat membuat manusia memerlukan best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang.
ITIL merupakan kumpulan dari best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah.
ITIL mendukung pernyataan bahwa layanan IT harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan mendukung inti dari proses bisnis yang dijalnkan. ITIL pada dasarnya memberikan panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat untuk memfasilitasi perubahan bisnis, transformasi dan pertumbuhan .
ITIL juga bermanfaat bagi organisasi yaitu membuat organisasi dapat mengembangkan struktur yang lebih jelas, prosesnya menjadi lebih efefktif dan efisien, serta lebih fokus pada tujuan organisasi.
Selain itu, ITIL juga menyediakan kerangka untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal, serta untuk standarisasi dan identifikasi prosedur. Sehingga Organisasi bisa memegang kendali atau kontrol pada infrastruktur dan servis, serta perubahan yang terjadi lebih mudah dikelola.

1.2 Ruang Lingkup
Berikut adalah batasan cakupan dari karya tulis ini, antara lain:
1. Pembahasan menjelaskan tentang konsep ITIL Framework
2. Penjelasan mengenai manfaat, hambatan, tingkatan dari penerapan ITIL Framework
3. Pemfokusan tentang evaluasi tentang implementasi ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara

1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dasar yang ingin dicapai dalam penyusunan karya tulis ini adalah:
1. Memahami pentingnya penerapan ITIL Framework
2. Mengevaluasi manfaat, hambatan, tingkatan dari penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara
Sedangkan beberapa manfaat yang diperoleh sebagai hasil evaluasi dalam karya tulis ini, antara lain:
1. Dapat mengetahui hambatan serta solusi dari permasalahan penerapan
ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara
2. Dapat mengetahui cara implementasi, perancangan sistem, arsitektur sistem dan proses ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara




METODE PENULISAN

Dalam penulisan karya tulis ini dipergunakan berbagai informasi pendukung berdasarkan metode studi kepustakaan yang diperoleh melalui berbagai sumber, seperti buku penunjang mengenai ITIL Framework, jurnal-jurnal online yang mengupas topik tentang pemanfaatan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara , skripsi, dan beberapa website yang menyediakan informasi mengenai pemanfaatan ITIL Framework. Berdasarkan informasi dari berbagai sumber ini akan dibuat seebuah pembahasan tentang evaluasi penerapan ITIL Framework pada PT. Tridas Widiantara dan kemudian akan dibuat kesimpulan dan saran untuk pengembangan selanjutnya.

PENUTUP

1.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan :
• Pemanfaatan ITIL Framework sangat membantu sistem yang berjalan di PT. Tridas Widiantara.
• Penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara memiliki beberapa masalah namun dapat teratasi oleh penyelesaian masalah.
• Penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara terus berkembang.
• Dengan implementasi configuration management, service desk di PT. Tridas Widiantara dapat menyediakan kualitas pelayanan teknologi informasi yang tinggi kepada klien.

DAFTAR PUSTAKA

ct
Pedersen, Allan Salling, Niels Bjørn-Andersen. Towards a framework for understanding adoption, implementation adn institusionalization ITIL. Denmark: Copenhagen Business School.
University, Bryant. ITIL Process Framework. Retrieved March 30, 2014, from http://bryant2.bryant.edu/: http://bryant2.bryant.edu/~commtech/itil_fw.htm

http://brage.bibsys.no/xmlui/bitstream/id/86152/Eikebrokk_2013_Implementing.pdf

TUGAS MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Service management: 

       ITSM (Information Technology Service Management, Manajemen Layanan Teknologi Informasi) adalah suatu metode pengelolaan sistem teknologi informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan. ITSM merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen TI dan interaksi bisnis yang terpusat pada teknologi. ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses. berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan TI dan interaksi antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi. ITSM umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang disebut operations architecture, arsitektur operasi) dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya Sesuai dengan fungsi ini, ITSM sering dianggap sebagai analogi disiplin ERP pada TI, walaupun sejarahnya yang berakar pada operasi TI dapat membatasi penerapannya pada aktivitas utama TI lainnya seperti manajemen portfolio TI dan rekayasa perangkat lunak

Service Lifecycle

Service Lifecycle adalah salah satu bentuk model organisasi yang mempunyai bahasan sebagai berikut:

• Cara melakukan manajemen pada layanan adalah terstruktur.
• Komponen didalam siklus hidup memiliki keterkaitan satu sama lain.
• Dampak dari perubahan pada satu komponen akan dimiliki juga pada komponen lainnya dan bahkan dampak tersebut terdapat pada seluruh sistem siklus hidup

System Life Cycle (SLC) adalah proses evolusi yang diikuti oleh pelaksanaan sistem informasi dasar-dasar atau subsistem. Ini biasanya digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem yang besar.

System Life Cycle (SLC) terdiri dari lima fase yaitu :

1. Fase Perencanaan

Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.

2. Fase Analisis

Fase ini mempunyai tugas penting yaitu menunjukkan kebutuhan pemakai informasi dan menentukan tingkat penampilan sistem yang diperlukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Fase ini meliputi penetapan jangkauan proyek, mengenal resiko, mengatur rangkaian tugas, dan menyediakan dasar untuk kontrol.


3. Fase Desain

Fase Desain ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan desain. Desain system adalah ketentuan mengenal proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.

4. Fase Pelaksanaan / Implementasi

Fase ini melibatkan beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem.

5. Fase Pemakaian / Penggunaan

Selama fase penggunaan, audit memimpin pelaksanaannya untuk menjamin bahwa sistem benar-benar dikerjakan, dan pemeliharaannya pun dilakukan sehingga sistem dapat menyediakan kebutuhan yang diinginkan.

Dari kelima fase di atas, empat fase di awal disediakan untuk dikembangkan, jadi metode yang ada didalamnya dapat berkembang sesuai zaman. Sedangkan fase yang terkahir tidak untuk dikembangan, hanya sebagai pelaksanaannya saja. 

sumber: http://tentanginformatika.blogspot.co.id/2011/02/system-life-cycle-slc.html
http://ict.konsultindo.com/service-lifecycle/



Perencanaan fungsi manajemen



Perencanaan fungsi manajemen melibatkan langkah-langkah berikut: -

1. Pembentukan tujuan

   1. Perencanaan membutuhkan pendekatan yang sistematis.
   2. Perencanaan dimulai dengan pengaturan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
   3. Tujuan memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah usaha.
   4. tujuan apalagi fokus perhatian manajer pada hasil akhir yang ingin dicapai.
   5. Sebagai soal fakta, tujuan memberikan inti untuk proses perencanaan. Oleh karena itu, tujuan harus dinyatakan dalam bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambigu. Jika tidak, kegiatan yang dilakukan pasti akan tidak efektif.
   6. Sejauh mungkin, tujuan harus dinyatakan secara kuantitatif. Misalnya, Jumlah pria yang bekerja, upah yang diberikan, unit yang diproduksi, dll Tapi tujuan tersebut tidak dapat dinyatakan secara kuantitatif seperti kinerja manajer pengendalian mutu, efektivitas manajer personalia.
   7. tujuan tersebut harus ditentukan secara kualitatif.
   8. Oleh karena itu tujuan harus praktis, dapat diterima, dapat dikerjakan dan dicapai.

2. Pembentukan Perencanaan Premises

   1. Perencanaan tempat adalah asumsi tentang bentuk hidup dari peristiwa di masa depan.
   2. Mereka melayani sebagai dasar perencanaan.
   3. Pembentukan tempat perencanaan berkaitan dengan penentuan di mana satu cenderung menyimpang dari rencana yang sebenarnya dan penyebab penyimpangan tersebut.
   4. Hal ini untuk mengetahui apa kendala yang ada di jalan bisnis selama operasi.
   5. Pembentukan tempat perencanaan yang bersangkutan untuk mengambil langkah-langkah seperti yang menghindari hambatan tersebut untuk sebagian besar.
   6. tempat perencanaan mungkin internal atau eksternal. Internal meliputi kebijakan modal investasi, hubungan kerja manajemen, filosofi manajemen, dll Sedangkan eksternal meliputi perubahan sosial ekonomi, politik dan ekonomi.
   7. tempat internal dikontrol sedangkan eksternal non terkendali.

3. Pilihan kegiatan pilihan

   1. Ketika perkiraan yang tersedia dan tempat yang ditetapkan, sejumlah kursus alternatif tindakan harus dipertimbangkan.
   2. Untuk tujuan ini, setiap alternatif akan dievaluasi dengan menimbang pro dan kontra dalam terang sumber daya yang tersedia dan persyaratan organisasi.
   3. Manfaat, kerugian serta konsekuensi dari setiap alternatif harus diperiksa sebelum pilihan sedang dibuat.
   4. Setelah evaluasi obyektif dan ilmiah, alternatif terbaik dipilih.
   5. Para perencana harus mengambil bantuan dari berbagai teknik kuantitatif untuk menilai stabilitas alternatif.

4. Penyusunan rencana derivatif

   1. rencana derivatif adalah sub rencana atau rencana sekunder yang membantu dalam pencapaian rencana utama.
   2. rencana sekunder akan mengalir dari rencana dasar. Ini dimaksudkan untuk mendukung dan expediate pencapaian rencana dasar.
   3. rencana rinci ini termasuk kebijakan, prosedur, aturan, program, anggaran, jadwal, dll Sebagai contoh, jika maksimalisasi keuntungan merupakan tujuan utama dari perusahaan, rencana derivatif akan mencakup maksimalisasi penjualan, maksimalisasi produksi, dan minimalisasi biaya.
   4. rencana derivatif menunjukkan jadwal waktu dan urutan menyelesaikan berbagai tugas.

5. Mengamankan Kerjasama

   1. Setelah rencana telah ditentukan, maka perlu lebih disarankan untuk mengambil bawahan atau orang-orang yang harus melaksanakan rencana ini dalam kepercayaan diri.
   2. Tujuan di balik membawa mereka ke dalam keyakinan adalah: -
      1. Bawahan mungkin merasa termotivasi karena mereka terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
      2. organisasi mungkin bisa mendapatkan saran yang berharga dan perbaikan dalam perumusan serta pelaksanaan rencana.
      3. Juga karyawan akan lebih tertarik dalam pelaksanaan rencana ini.

6. Menindaklanjuti / Appraisal rencana

   1. Setelah memilih tindakan tertentu, itu dimasukkan ke dalam tindakan.
   2. Setelah rencana yang dipilih diimplementasikan, penting untuk menilai efektivitas.
   3. Hal ini dilakukan atas dasar umpan balik atau informasi yang diterima dari departemen atau orang yang bersangkutan.
   4. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memperbaiki penyimpangan atau memodifikasi rencana.
   5. Langkah ini menetapkan hubungan antara perencanaan dan fungsi pengendalian.
   6. Tindak lanjut harus berdampingan pelaksanaan rencana sehingga dalam terang pengamatan yang dilakukan, rencana masa depan dapat dibuat lebih realistis.

sumber: http://smallbusiness.chron.com/five-functions-management-leading-56418.html
 http://www.referenceforbusiness.com/management/Log-Mar/Management-Functions.html

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN

 Tujuan Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Tujuan dari perubahan dan pengembangan organisasi ini adalah untuk meningkatkan suatu kehendak yang kita inginkan untuk mencapai sebuah tujuan yang jelas.

Macam-macam tujuan perubahan dan perkembangan organisasi, yaitu :

• Untuk mempererat organisasi satu dengan organisasi yang lainnya.
• Untuk meningkatkan mutu dari organisasi tersebut/organisasi yang telah dibuat.
• Untuk meningkatkan peranan organisasi di masyarakat luas.
• Untuk memberikan dampak positif kepada masyarakat.
• Untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang telah dibuat.

A.    Kekuatan-kekuatan eksternal

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal, meliputi :

1.      Kebudayaan

2.      Pendidikan

3.      Sosial

4.      Politik

5.      Ekonomi

6.      Teknologi

B.     Kekuatan-kekuatan internal

Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen.

Kekuatan-kekuatan perubahan internal, meliputi :

1.      Kegiatan-kegiatan karyawan

2.      Tujuan organisasi

3.      Strategi dan kebijaksanaa

4.      Teknologi

Proses Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Meskipun banyak sekali konsep – konsep mengenai pengembangan organisasi sekarang ini, yang mungkin akan saling tumpang tindih, barangkali definisi yang dikemukakan oleh Cummings (1996) akan membantu kita untuk dapat lebih memahami konsep pengembangan organisasi.

Menurut Cummings (1989), pengembangan organisasi adalah suatu aplikasi konsep atau teori dengan menggunakan suatu sistem di mana konsep-konsep ilmu pengetahuan digunakan untuk mengembangkan organisasi secara terencana dan dengan menggunakan semua strategi yang dimiliki organisasi untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Selanjutnya, Cummings (1989) juga menyatakan bahwa konsep (ilmu pengetahuan) di dalam pengembangan organisasi itu pada dasarnya merupakan faktor-faktor yang membedakan pengembangan organisasi dengan pendekatan lain dalam kaitannya dengan peningkatan kinerja organisasi.

Sementara itu Tyagi (2000) mengajukan pendapatnya, bahwa pengembangan organisasi sebagai suatu usaha yang terencana, sistematis, terorganisasikan, dan lebih bersifat kolaboratif antara prinsip pengetahuan tentang perilaku dan teori organisasi dipadukan dan diaplikasikan (integreated and aplicated) guna meningkatkan kualitas kehidupan organisasi yang tercermin pada peningkatan kesehatan dan vitalitas organisasi. Pendapat Tyagi ini hampir sama dengan pendapat pakar organisasi yang lebih dulu disebutkan, hanya Tyagi lebih memfokuskan pada hasil (outcome) dari OD, yaitu intensitas komunikasi internal organisasi yang meningkat, kompetensi dan harga diri anggota kelompok yang semakin baik, dan adanya pengakuan dari masyarakat bahwa organisasi tersebut telah semakin baik dalam kinerjanya.

Yang dimaksud dengan proses perubahan suatu organisasi adalah tata cara untuk mencapai perubahan organisasi yang lebih baik dan lebih berkembang. Langkah tersebut terdiri dari :

-. Mengadakan Pengkajian : Dengan kita mengkaji ulang suatu sistem, kita dapat mengetahui apakah suatu organisasi tersbut dapat berjalan dengan baik atau tidak dengan memakai sistem yang lama. Jika tidak ada perubahan dalam organisasi tersebut kita dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya.

-. Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

-. Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

-. Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

-. Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

ACTION RESEARCH (PENELITIAN TINDAKAN)

Action Research merupakan tindakan pemecahan masalah organisasi yang dilakukan dengan berbasiskan data maupun model-model teori.

A.     Tahap Penilaian Keadaan.

Didalam mengembangkan action research pada pengembangan organisasi menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 4 komponen (Karl Albrecht) yaitu:

1.       Sistem social

a.       Orang-orang yang menjadi anggota organisasi.

b.      Kekuatan formal dalam organisasi.

c.       Nilai-nilai yang hidup dalam organisasi.

d.      Norma-norma.

e.       Sistem ganjaran.

f.       Iklim sosial.

g.      Jaringan komunikasi.

3.       Sistem teknik

a.       Orang-orang sebagai faktor produksi.

b.      Fasilitas-fasilitas yang dipakai dalam faktor produksi.

c.       Sumber modal.

d.      Bahan mentah.

e.       Arus kegiatan/ kerja.

f.       Metode dan prosedur kerja.

4.       Sistem administrasi

a.       Orang-orang yang melakukan aktivitas pekerjaan.

b.      Struktur organisasi.

c.       Unit-unit yangada dalam organisasi.

d.      Media yang digunakan dalam penyampaian informasi.

e.       Arus informasi.

5.       Sistem strategi

a.       Kelompok manajemen puncak.

b.      Hubungan hierarkhi.

c.       Sistem perencanaan.

d.      Petunjuk tertulis tentang prosedur kerja.

e.       Sistem informasi manajemen.

Selain 4 komponen pendekatan system diatas, untuk mengadakan penilaian keadaan dapat pula dengan mempertimbangkan gaya kepemimpinan dan pengembangan kelompok.

B.      Tahap Pemecahan Masalah

1.      Perumusan pemecahan masalah

a.       Permasalahan yang hendak dipecahkan dicari gejala permasalahannnya.

b.      Apakah yang harus diubah untuk memecahkan permasalahan tersebut.

c.       Sasaran apa yang diharapkan dari perubahan dan bagaimana sasaran itu diukur.

2.      Peroleh data.

3.      Analisa data.

C.      Tahap Implementasi

Didalam tahap implementasi ini ada 3 pendekatan yang bisa dilakukan yaitu:

1.      Share power (karyawan/ staf dan pimpinan mempunyai posisi yang sama dalam pengambilan keputusan).

2.      Delegated (seberapa jauh karyawan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan)

3.      Unilateral (tidak melibatkan karyawan)
Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah:

a.       menyetujui agar setiap pekerjaan dapat dilaksanakan.

b.      Meminta sumbangan pemikiran dari berbagai eksekutif.

D.     Tahap Evaluasi

Tujuan :

1.      Kesinambungan program.

2.      Usaha membandingkan hasil dengan aktivitas yang dilakukan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap evaluasi:

1.         Peninjauan Program.
Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program.

2.         Menentukan fakta baru.
Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem.

·         Sistem sosial (menyangkut norma dan nilai yang tumbuh dalam organisasi)

·         Sistem teknik (menyangkut perubahan dan mencari nilai positif dari perubahan).

·         Sistem administrasi (berkaitan dengan informasi dari pimpinan ke staf/karyawan atau sebaliknya apakah ada hambatan atau tidak).

·         Sistem strategi.

Keempatnya dikaitkan dengan meningkat atau menurunnya produktivitas sehingga akan dapat diketahui berhasil atau tidaknya tujuan organisasi.

3.      Mementingkan yang positif.

4.      Lebih memfokuskan pada hal-hal yang sedang berlangsung.

5.      Menciptakan penghargaan dan keyakinan bahwa keadaan akan menjadi baik.

Dampak Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Dampak perubahan dan pengembangan dalam organisasi dapat menjadi dampak yang positif jika tujuan dari suatu organisai dapat tercapai. Dampak terbagi menjadi dua, yaitu:

-. Dampak Positif

Dampak yang memberi rasa nyaman kepada masyarakat karena telah mempercayai organisasi yang telah diikuti.

-. Dampak Negatif

Dampak negatif dari organisasi adalah dapat menimbulkan keresahan di masyarakat, dan berakibat keruntuhan dari organisasi tersebut yang pada akhirnya proses perkembangan organisasi tersebut menjadi gagal total.

Struktur dan Desain Organisasi

Pengertian Struktur dan Desain Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur organisasi adalah  bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan, dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.

Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Elemen struktur organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

• Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasidibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
• Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
• Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
• Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
• Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
• Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer
- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

Macam - macam Desain Organisasi :

• Desain Organisasi Tradisional

- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan

• Desain Organisasi Kontemporer

- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier
- Menghapus penghalang (horizontal)
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan


Karakteristik dari Organisasi yang belajar : 
-    Open team based organization,  dengan cara memberi kekuasaan lebih kepada karyawan
-    Alur pertukaran informasi terbuka dan penyebaran informasi lancar
-    Kepemimpinan yang menyebarkan visi untuk masa mendatang
-    Budaya yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa pengertian terhadap komunitas

Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam Organisasi

ahmadcirebon.blogspot.com

1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari  bahasa Latin  yakni :  Communicare berarti  berpartisipasi atau memberitahukan.  Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi,  arti kata komunikasi (communication) adalah :  Suatu proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut  Phil Astrid Susanto, menuliskan kata komunikasi adalah :  Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti (Phil Astrid Susanto, 1974).  
Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, menuliskan bahwa komunikasi adalah :  Proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain (Keith Davis, 1962).

Jadi pengertian komunikasi adalah :  Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian lambang-lambang yang  mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.

Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak. Dalam berkehidupan manusia harus berkomunikasi yakni memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Dalam berkomunikasi kita menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku kita terhadap orang lain. Jadi komunikator dan komunikan mempunyai kesamaan dan kesepakatan pesan sehingga menimbulkan suatu pengertian.

Dalam proses komunikasi menurut Lasswell melibatkan beberapa komponen yaitu:

1. Komunikator (sumber) 
2. Pesan
3. Saluran
4. Komunikan (organisasi/publik) 
5. Efek
   Dari kelima komponen tersebut, proses komunikasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. 

Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:

§  Komunikasi Vertikal

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.

§  Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.

§  Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.

Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:

o   Membaca

o   Mendengarkan

o   Percakapan

o   Wawancara

o   Diskusi Kelompok

o   Pidato dan Presentasi

o   Menulis

Proses KomunikasiProses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya agar terjadi komunikasi yang efektif.

Beberapa faktor yang yang perlu diperhatikan di dalam proses komunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah sebagai berikut:

1. Faktor sumber dan penerima pesan. 
   a. Pengetahuan, gagasan, pikiran dan pengalaman
   b. Sikap, keyakinan dan tujuan
   c. Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai
   d. Kepentingan
   e. Keanggotaan dan peranan dalam kelompok
   f. Kecakapan berkomunikasi
   g.Persepsi terhadap unsur-unsur lain.
2. Faktor saluran
   a. Karakteristik saluran atau media yang digunakan
   b. Seberapa besar jumlah publiknya
   Faktor pesan
   a. Gagasan dan isi pesan
   b. Susunan pesan
   c. Bahasa dan gaya
   d. Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan lain-lain.

Berikut ini adalah syarat-syarat agar komunikasi berjalan baik:

1. Jelas
   Yaitu pernyataan yang dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti si Komunikan (Penerima informasi).
2. Tepat
   Dalam hal orang yang dituju (objek) harus tepat.
3. SasaranTujuan pemberian informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si Komunikator (Pengirim pesan).

3. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah tersampaikannya gagasan, pesan dan perasaan dengan cara yang baik dalam kontak sosial yang baik pula. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi siapa pun, di bidang apapun dan dalam situasi apapun. Komunikasi yang efektif membantu anda untuk mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan antar individual dan memberikan manfaat penting lainnya.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif :

• Istilah.
  Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. 
• Spesifik.
  Pesan yang disampaikan harus jelas, sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar. 
• Tersusun dengan baik.
  Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong. 
• Objektif, akurat, dan aktual.
  Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin. 
•  Efisien.
  Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk menghilangkan kata yang tidak relavan. 
• Hukum komunikasi yang efektif.
  Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 

4. Implikasi Manajerial 

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti keedaan terlibat atau akibat. Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

1. Implikasi Prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.
2. Implikasi kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”.
5 Gaya Kepemimpinan atas dua aspek diatas:

1. Improvised
   Pemimpin menggunakan usaha paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu. 
2. Country Club
   Kepemimpinan didasarkan kepada hubungan informal antar individu (persahabatan) yang membuat suasana dan tempo kerja nyaman dan ramah. 
3. Team
   Kepemimpinan didasarkan pada keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu. Dasar dari kepemimpinan ini adalah kepercayaan dan penghargaan. 
4. Task
   Pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai faktor utama keberhasilan dalam organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi. 
5. Midle Road
   Kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi, teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari pada pemimpin. Kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas.

sumber: 

Sihnu Bagus, Komunikasi dalam organisasi, http://all-about-theory.blogspot.com/2011/11/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi.html, 28 maret 2013, 20:00

Retno Ayu Pratiwi, Peran komunikasi dalam organisasi,http://missrereayu.blogspot.com/2011/09/peranan-komunikasi-dalam-sebuah.html, 28 maret 2013,20:00

Indah Amalia, Peran komunikasi dalam perusahaan, http://indahdear.blogspot.com/2010/11/peran-komunikasi-dalam-perusahaan.html, 28 maret 2013,20:00

http://ahmadfatihin.blogspot.co.id/2015/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html