Tugas Softskill Resume

ouput VCLASS

TUGAS KELOMPOK

Kelompok 1 - Manajemen Layanan Sistem Informasi

Abyantama El Anwary                                   10114089

Aditio A.P                                                       10114280

Agung Kristia                                                 10114470

Ahmad Hasbi A.S                                          10114563

Aldi Ulul Azmi                                              10114748

1.     1.  Service Asset and Configuration Management

Apa itu Asset and Configuration Management?

Asset and Configuration Management adalah salah satu bagian dari Service Transition di ITIL. Dalam ITIL V3 proses Configuration Management digabung dengan Asset Management dan disebut Service Asset and Configuration Management. Salah satu tujuan proses ini adalah mendukung proses-proses Service Management dengan memberikan informasi yang akurat sehingga memungkinkan pengambilan keputusan pada saat yang tepat (OGC, 2007).

Karena informasi yang diberikan adalah informasi dari banyak aset/CI (Configuration Item), maka dibutuhkan tempat menyimpan yang sesuai dengan dinamisme proses-proses Service Management (Ayat, 2009). ITIL mendefinisikan tempat penyimpanan data ini sebagai CMDB. Sumber Data yang ada di dalam CMDB tentunya harus data yang terbaru dan terakurat. Versi data yang ada di dalam suatu organisasi beragam, terdapat data di akuntansi, sistem management, sistem network management, database inventory, dan data lainnya. ITIL menuntut  agar data di CMDB dapat dipakai sebagai “Single source of truth” (Satu-satunya data yang dianggap benar), sehingga perlu untuk memastikan agar data yang dimasukkan ke dalam CMDB adalah data yang paling akurat. Data ini diperoleh dengan proses rekonsiliasi, yaitu menggabungkan data dari sumber-sumber data diatas dengan hanya mengambil bagian yang paling akurat dari tiap sumber (Axel, 2010).

Mengapa kita harus memiliki asset and configuration management ?

Proses ini untuk memastikan integritas dari service asset dan konfiguraasi yang ada dalam rangka mendukung management yang efektif dan efisien dari sebuah IT Organisation.

Alasan utama dari configuration management adalah untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan (non-duplicate) mengenai IT Components dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain.  Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang relevant tersedia untuk proses – proses yang lain untuk memastikan impact and risk analysis yang lebih detail dapat dilakukan.

Tujuan utama dari manajemen aset adalah:

• Mengidentifikasi kemampuan bertahan aset.
• Mengelola lifecycle keuangan dari aset termasuk biaya akuisisi, depresiasi, dan pembuangan.
• Memverifikasi lokasi dan kondisi aset fisik melalui audit.

Objective / Tujuan dari Asset and Configuration Management

•Memperhitungkan seluruh IT Asset dan Configuration didalam organisasi beserta services nya.

•Menyediakan informasi yang akurat terhadap konfigurasi dan dokumennya untuk mendukung service management processes lainnya.

• Menyediakan dasar yang kuat untuk incident management, problem management,, change management, serta release management.

•Verifikasi catatan konfigurasi terhadap infrastruktur dan koreksi terhadap seluruh pengecualian/ketidakcocokan.

•Merencanakan, identifikasi, kontrol, record, report, audit, dan verifikasi service asset serta configuration item.

•Melakukan perhitungan untuk memanage dan proteksi terhadap integritas dari service asset dan configuration item di seluruh siklus hidup mereka. „

•Menyediakan informasi yang akurat untuk mendukung  managemen servis dan bisnis.

•„Memastikan integrity dari item item tersebut dengan membuat dan memelihara sebuah Configuration Management System (CMS) sebagai bagian dari  Service knowledge management System (SKMS)

2.      2. Change Management

Berdasarkan Buku Change Management karangan Jeff Davidson bahwa Manajemen Perubahan (Change Management) merupakan sebuah proses penyejajaran (alignment) berkelanjutan sebuah organisasi dengan pasarnya dan melakukanya lebih tanggap dan efektif dari pada para peasingnya. Dimana Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan  dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.

Contoh Kasus:

Suatu dinas penerbangan mengalama kerusakan dan masalah pada sistemnya dan para pelanggan tidak bisa melakukan banyak transaksi. Ini diakibatkan karena telah ditiru/diretas dan sistem belum cukup teruji untuk melakukan perubahan. Mereka kehilangan uang banyak dan reputasi.

Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Manfaat / Tujuan

1.      Memahami dan mendalami tujuan adanya perubahan dari manajemen.

2. Berperan aktif dan ikut serta di dalam pelaksanaan perubahan manajemen.
3. Mengenal faktor yang mempengaruhi terjadinya perubahan
4. Menangani atau menyelesaikan perlawanan terhadap perubahan yang terjadi
5. Merancang, Mengelola dan melaksanakan perubahan sesuai dengan goal dan harapan

3.   3.    RELEASE DAN MANAJEMEN DEPLOYMENT

PENDAHULUAN

Setelah layanan baru atau diubah telah dikembangkan, kita perlu untuk mendapatkan ke dalam lingkungan hidup, mengaktifkannya dan memberikan dukungan sementara itu tempat tidur bawah. Paling umum, orang berpikir tentang merilis versi baru dari perangkat lunak, tapi konsep berlaku sama untuk perangkat keras dan komponen lain seperti dokumentasi. Memang, upgrade besar atau layanan baru akan sering melibatkan kombinasi dari semua elemen. Di masa lalu, banyak masalah yang disebabkan oleh pembangunan hanya lewat kontrol untuk operasi di 'bersih-break' bergerak. Rilis dan manajemen penyebaran berkaitan dengan membuat proses ini lebih bertahap dan terkontrol, termasuk periode dukungan kehidupan awal untuk memastikan bahwa semuanya bekerja sebagaimana mestinya dan dapat digunakan oleh bisnis. proses rilis dan penyebaran efektif memerlukan interaksi yang dekat antara pembangunan dan operasi, mencegah 'melemparkan di atas tembok' sindrom begitu umum di masa lalu.

MAKSUD DAN TUJUAN

Harus ada rencana yang jelas yang memungkinkan bisnis untuk menyelaraskan kegiatan dengan mereka dan semua orang harus puas dengan mekanisme yang digunakan. Rilis dan manajemen penyebaran bertujuan untuk membangun, menguji dan memberikan layanan baru atau berhasil diubah ke dalam lingkungan produksi dalam rentang waktu yang dibutuhkan dan dengan gangguan minimal terhadap layanan yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa paket rilis yang konsisten dan integral dikerahkan sejalan dengan kebijakan yang telah disepakati dan dengan rencana yang telah disepakati dengan pelanggan dan stakeholder, dan bahwa ini terjadi di bawah kontrol penuh dan efektif. Setiap bisnis dan proses bisnis terkait perubahan, termasuk pelatihan dan keterampilan mentransfer, harus berhasil mengambil tempat di skala waktu yang selaras dengan rilis jadwal. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa ada rencana konsisten jelas bahwa semua orang mengerti dan mengikuti, yang rilis dikelola secara efisien dan effec¬tively melalui penyebaran dan penggunaan dan layanan baru dan mendukung.

RELEASE DAN DEPLOYMENT MANAJEMEN

Sistem ini mampu dioperasikan dengan sukses dan memberikan persyaratan jasa yang telah disepakati (utilitas dan garansi). Ruang lingkup rilis dan manajemen penyebaran mencakup proses-proses, sistem dan fungsi yang diperlukan untuk paket, membangun, menguji dan menyebarkan rilis ke dalam produksi sesuai dengan paket layanan desain (SDP). Ini termasuk serah terima ke tahap layanan operasi siklus hidup. rilis yang efektif dan manajemen penyebaran menambah nilai dengan memastikan bahwa pelanggan dan pengguna dapat menggunakan layanan baru atau diubah dengan cara yang mendukung bisnis, dan dengan memberikan perubahan lebih cepat dan biaya yang optimal dan risiko minimal. Terencana dan baik-dilaksanakan rilis dan penyebaran dapat membuat perbedaan yang signifikan untuk biaya jasa organisasi dengan meminimalkan pemecahan masalah dan pengerjaan ulang.

 KONSEP DASAR

Dua aspek pokok dari proses ini adalah rilis dan penyebaran. Sebuah rilis adalah satu atau lebih perubahan layanan TI yang dibangun, diuji dan digunakan bersama-sama. Sebuah rilis tunggal mungkin termasuk perubahan hardware, software, dokumentasi, proses dan komponen lainnya. PENYEBARAN Deployment adalah kegiatan yang bertanggung jawab untuk pergerakan hardware baru atau diubah, perangkat lunak, dokumentasi, proses dll dengan lingkungan hidup. Sebuah konsep kunci adalah bahwa unit rilis (yaitu komponen layanan yang biasanya dirilis bersama-sama). Sebuah unit rilis biasanya mencakup komponen yang cukup untuk melakukan fungsi yang berguna. Misalnya, satu unit rilis mungkin PC desktop, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, dokumentasi dll Mungkin ada unit standar untuk peran yang berbeda atau departemen, atau desktop mungkin disesuaikan untuk setiap merekrut baru (di mana setiap contoh adalah unit rilis terpisah). Unit rilis lain mungkin aplikasi lengkap, termasuk IT prosedur operasi dan pelatihan pengguna. Ada kemungkinan bahwa rilis akan terdiri dari lebih dari satu unit rilis. Sebuah paket rilis adalah satu atau lebih unit rilis yang diperlukan untuk melaksanakan layanan baru atau diubah. Sebuah kebijakan pelepasan harus didefinisikan sebagai bagian dari pengendalian manajemen atas rilis. Bahkan, tidak mungkin bahwa suatu organisasi akan memiliki kebijakan merilis single.

4.      4. Service desk

Service desk merupakan layanan TI yang didefinisikan dalam ITIL dengan tujuan mendukung proses manajemen pada ITSM yang berfungsi sebagai SPOC (single point of contact) pelanggan dan pengguna layanan TI.

Service desk adalah suatu unit fungsional yang terdiri dari sejumlah karyawan/pegawai yang terdedikasi menangani berbagai layanan. Layanan service desk ini dilakukan melalui panggilan telepon, web interface, atau infrastruktur events yang secara otomatis dilaporkan oleh suatu sistem.Service desk juga merupakan suatu titik pusat koneksi tunggal (single point of contact) untuk seluruh pengguna layanan TI, menangani semua insiden (incident), pertanyaan (query), dan permintaan (request).

Service desk juga berperan memperbaiki layanan agar kembali normal dengan meminimalkan dampak terhadap kegiatan bisnis pengguna, serta berperan sebagai interface proses-proses dalam IT infrastructure library terhadap pengguna. Atau dengan kata lain, service desk berperan sebagai kepanjangan tangan dari institusi TI.

Beberapa aktivitas service desk, misalnya, menerima dan mencatat semua keluhan atau panggilan dari user, mencatat dan menelusuri insiden, melakukan service request, menginformasikan status dan kemajuan (progress) laporan gangguan layanan, melakukan permintaan kepada user, melakukan monitoring dan eskalasi laporan gangguan/permintaan kepada tim terkait, dan lain-lain.

Service desk adalah bagian dari iterasi service operation yang menjadi SPOC (single point of contact) antara penyedia layanan dan pengguna layanan. Service desk berfungsi untuk mengelola insiden (incident management), permintaan layanan (fulfillment management) dan menangani komunikasi dengan pengguna layanan. Brady Orand (2011) memberi kata kunci bahwa “The Service Desk serve as the single point of contact (SPOC) between the service provider and user” yang berarti tujuan utama dari service desk adalah sebagai jembatan komunikasi antara penyedia layanan dan pelanggan. Implementasi service desk beragam pada masing-masing organisasi. Service desk dibentuk menyesuaikan kebutuhan TI dalam mengelola insiden dan problem pada layanan. Terdapat beberapa struktur bentuk dari service desk menurut Brady Orand (2011), diantarnya sebagai berikut:

•          Local Service Desk merupakan pusat pelayanan TI yang berbasis pada lokal/unit dari sebuah organisasi TI yang besar. Local service desk hanya mencakup memberi pelayanan SPOC pada satu unit.

•          Centrals Service Desk merupakan pelayanan TI yang bersifat terpusat pada organisasi berbasis TI. Dukungan dan layanan SPOC yang diberikan berasal dari satu pusat pelayanan TI dalam sebauh organisasi.

•          Virtual Service Desk merupakan pemberian dukungan dan pelayanan SPOC yang memanfaatkan fasilitas teknologi. Virtual service desk diwujudkan dalam pemberian dukung berbasis TI dan komunikasi

Implementasi Service Desk

Dalam implementasi service desk, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dilengkapi, yaitu :

• Sumber daya manusia. Kebutuhan SDM service desk dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu Manager, orang yang bertanggung jawab secara organisasi mengelola aktivitas-aktivitas service desk. Supervisor, orang yang bertanggung jawab dalam operasional harian service desk, diantaranya bertindak sebagai escalation point ketika terdapat unusual call dalam service desk. Service desk agent, orang yang berperan sebagai personel utama dalam menjalankan berbagai aktivitas service desk.
• Ruang kerja. Diperlukan ruangan dengan pencahayaan cukup, tenang, perangkat yang nyaman untuk staf service desk. Mereka membutuhkan kenyamanan dan perasaan rileks mengingat service desk dapat menjadi lingkungan kerja yang menegangkan! Jika memungkinkan, perlu disiapkan ruangan tersendiri sebagai tempat personel service desk mengambil istirahat pendek tanpa berada jauh dan terlalu lama dari ruangan kerja.
• Teknologi pendukung. Untuk sarana komunikasi utama, kita dapat menggunakan berbagai macam teknologi, seperti computer telephony integration (CTI), voice over internet protocol (voip), dan telepon biasa sebagai sarana komunikasi utama. Selain itu, staf service desk juga perlu dilengkapi dengan suatu unit komputer, email, fax, sistem aplikasi service desk, diagnostic script, knowledge base, dan lain-lain.
• Standard operational proceduer (SOP). Yaitu aturan main berupa petunjuk teknis dan pelaksanaan aktivitas service desk yang diformalkan sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan. SOP ini bahkan mencakup bagaimana staf harus berkomunikasi melalui telepon maupun bahasa tulis.
• Kompetensi SDM. Untuk service desk dibutuhkan 2 kompetensi utama yaitu, technical skill dan soft skill. Kemampuan teknis ini misalnya kemampuan mengoperasikan komputer, pengetahuan tentang dasar-dasar jaringan, pemahaman sistem operasi, pengetahuan tentang produk (product knowledge), dan lain-lain. Sementara kompetensi yang mencakup soft skill, misalnya interpersonal skill, business awareness, service awareness, dan lain-lain.

PENERAPAN ITSM

ABSTRAK

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) merupakan sebuah framework yang dibuat dan dikembangkan oleh Office of Government Commerce (OGC) di Inggris. ITIL merupakan kumpulan dari best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah. ITIL mendukung pernyataan bahwa layanan IT harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan mendukung inti dari proses bisnis yang dijalnkan. ITIL pada dasarnya memberikan panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat untuk memfasilitasi perubahan bisnis, transformasi dan pertumbuhan . Praktik terbaik ITIL saat ini adalah dalam merinci lima hal inti yang menyediakan pendekatan yang sistematis dan profesional untuk pengelolaan layanan IT, memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan yang tepat dan secara terus-menerus memastikan bahwa perusahaan memenuhi tujuan bisnis dan memberikan manfaat ke pelanggannya.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) mengubah kehidupan manusia, terutama mengubah hubungan karakteristik antar hubungan manusia, bisnis, dan mengubah hubungan antara pendidikan dan pengetahuan. Kebutuhan informasi yang cepat membuat manusia memerlukan best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang.
ITIL merupakan kumpulan dari best practice tata kelola layanan teknologi informasi diberbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah.
ITIL mendukung pernyataan bahwa layanan IT harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan mendukung inti dari proses bisnis yang dijalnkan. ITIL pada dasarnya memberikan panduan kepada organisasi tentang bagaimana menggunakan IT sebagai alat untuk memfasilitasi perubahan bisnis, transformasi dan pertumbuhan .
ITIL juga bermanfaat bagi organisasi yaitu membuat organisasi dapat mengembangkan struktur yang lebih jelas, prosesnya menjadi lebih efefktif dan efisien, serta lebih fokus pada tujuan organisasi.
Selain itu, ITIL juga menyediakan kerangka untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal, serta untuk standarisasi dan identifikasi prosedur. Sehingga Organisasi bisa memegang kendali atau kontrol pada infrastruktur dan servis, serta perubahan yang terjadi lebih mudah dikelola.

1.2 Ruang Lingkup
Berikut adalah batasan cakupan dari karya tulis ini, antara lain:
1. Pembahasan menjelaskan tentang konsep ITIL Framework
2. Penjelasan mengenai manfaat, hambatan, tingkatan dari penerapan ITIL Framework
3. Pemfokusan tentang evaluasi tentang implementasi ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara

1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dasar yang ingin dicapai dalam penyusunan karya tulis ini adalah:
1. Memahami pentingnya penerapan ITIL Framework
2. Mengevaluasi manfaat, hambatan, tingkatan dari penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara
Sedangkan beberapa manfaat yang diperoleh sebagai hasil evaluasi dalam karya tulis ini, antara lain:
1. Dapat mengetahui hambatan serta solusi dari permasalahan penerapan
ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara
2. Dapat mengetahui cara implementasi, perancangan sistem, arsitektur sistem dan proses ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara




METODE PENULISAN

Dalam penulisan karya tulis ini dipergunakan berbagai informasi pendukung berdasarkan metode studi kepustakaan yang diperoleh melalui berbagai sumber, seperti buku penunjang mengenai ITIL Framework, jurnal-jurnal online yang mengupas topik tentang pemanfaatan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara , skripsi, dan beberapa website yang menyediakan informasi mengenai pemanfaatan ITIL Framework. Berdasarkan informasi dari berbagai sumber ini akan dibuat seebuah pembahasan tentang evaluasi penerapan ITIL Framework pada PT. Tridas Widiantara dan kemudian akan dibuat kesimpulan dan saran untuk pengembangan selanjutnya.

PENUTUP

1.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan :
• Pemanfaatan ITIL Framework sangat membantu sistem yang berjalan di PT. Tridas Widiantara.
• Penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara memiliki beberapa masalah namun dapat teratasi oleh penyelesaian masalah.
• Penerapan ITIL Framework di PT. Tridas Widiantara terus berkembang.
• Dengan implementasi configuration management, service desk di PT. Tridas Widiantara dapat menyediakan kualitas pelayanan teknologi informasi yang tinggi kepada klien.

DAFTAR PUSTAKA

ct
Pedersen, Allan Salling, Niels Bjørn-Andersen. Towards a framework for understanding adoption, implementation adn institusionalization ITIL. Denmark: Copenhagen Business School.
University, Bryant. ITIL Process Framework. Retrieved March 30, 2014, from http://bryant2.bryant.edu/: http://bryant2.bryant.edu/~commtech/itil_fw.htm

http://brage.bibsys.no/xmlui/bitstream/id/86152/Eikebrokk_2013_Implementing.pdf

TUGAS MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Service management: 

       ITSM (Information Technology Service Management, Manajemen Layanan Teknologi Informasi) adalah suatu metode pengelolaan sistem teknologi informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan. ITSM merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen TI dan interaksi bisnis yang terpusat pada teknologi. ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses. berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan TI dan interaksi antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi. ITSM umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang disebut operations architecture, arsitektur operasi) dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya Sesuai dengan fungsi ini, ITSM sering dianggap sebagai analogi disiplin ERP pada TI, walaupun sejarahnya yang berakar pada operasi TI dapat membatasi penerapannya pada aktivitas utama TI lainnya seperti manajemen portfolio TI dan rekayasa perangkat lunak

Service Lifecycle

Service Lifecycle adalah salah satu bentuk model organisasi yang mempunyai bahasan sebagai berikut:

• Cara melakukan manajemen pada layanan adalah terstruktur.
• Komponen didalam siklus hidup memiliki keterkaitan satu sama lain.
• Dampak dari perubahan pada satu komponen akan dimiliki juga pada komponen lainnya dan bahkan dampak tersebut terdapat pada seluruh sistem siklus hidup

System Life Cycle (SLC) adalah proses evolusi yang diikuti oleh pelaksanaan sistem informasi dasar-dasar atau subsistem. Ini biasanya digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem yang besar.

System Life Cycle (SLC) terdiri dari lima fase yaitu :

1. Fase Perencanaan

Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.

2. Fase Analisis

Fase ini mempunyai tugas penting yaitu menunjukkan kebutuhan pemakai informasi dan menentukan tingkat penampilan sistem yang diperlukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Fase ini meliputi penetapan jangkauan proyek, mengenal resiko, mengatur rangkaian tugas, dan menyediakan dasar untuk kontrol.


3. Fase Desain

Fase Desain ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan desain. Desain system adalah ketentuan mengenal proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.

4. Fase Pelaksanaan / Implementasi

Fase ini melibatkan beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem.

5. Fase Pemakaian / Penggunaan

Selama fase penggunaan, audit memimpin pelaksanaannya untuk menjamin bahwa sistem benar-benar dikerjakan, dan pemeliharaannya pun dilakukan sehingga sistem dapat menyediakan kebutuhan yang diinginkan.

Dari kelima fase di atas, empat fase di awal disediakan untuk dikembangkan, jadi metode yang ada didalamnya dapat berkembang sesuai zaman. Sedangkan fase yang terkahir tidak untuk dikembangan, hanya sebagai pelaksanaannya saja. 

sumber: http://tentanginformatika.blogspot.co.id/2011/02/system-life-cycle-slc.html
http://ict.konsultindo.com/service-lifecycle/



Perencanaan fungsi manajemen



Perencanaan fungsi manajemen melibatkan langkah-langkah berikut: -

1. Pembentukan tujuan

   1. Perencanaan membutuhkan pendekatan yang sistematis.
   2. Perencanaan dimulai dengan pengaturan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
   3. Tujuan memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah usaha.
   4. tujuan apalagi fokus perhatian manajer pada hasil akhir yang ingin dicapai.
   5. Sebagai soal fakta, tujuan memberikan inti untuk proses perencanaan. Oleh karena itu, tujuan harus dinyatakan dalam bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambigu. Jika tidak, kegiatan yang dilakukan pasti akan tidak efektif.
   6. Sejauh mungkin, tujuan harus dinyatakan secara kuantitatif. Misalnya, Jumlah pria yang bekerja, upah yang diberikan, unit yang diproduksi, dll Tapi tujuan tersebut tidak dapat dinyatakan secara kuantitatif seperti kinerja manajer pengendalian mutu, efektivitas manajer personalia.
   7. tujuan tersebut harus ditentukan secara kualitatif.
   8. Oleh karena itu tujuan harus praktis, dapat diterima, dapat dikerjakan dan dicapai.

2. Pembentukan Perencanaan Premises

   1. Perencanaan tempat adalah asumsi tentang bentuk hidup dari peristiwa di masa depan.
   2. Mereka melayani sebagai dasar perencanaan.
   3. Pembentukan tempat perencanaan berkaitan dengan penentuan di mana satu cenderung menyimpang dari rencana yang sebenarnya dan penyebab penyimpangan tersebut.
   4. Hal ini untuk mengetahui apa kendala yang ada di jalan bisnis selama operasi.
   5. Pembentukan tempat perencanaan yang bersangkutan untuk mengambil langkah-langkah seperti yang menghindari hambatan tersebut untuk sebagian besar.
   6. tempat perencanaan mungkin internal atau eksternal. Internal meliputi kebijakan modal investasi, hubungan kerja manajemen, filosofi manajemen, dll Sedangkan eksternal meliputi perubahan sosial ekonomi, politik dan ekonomi.
   7. tempat internal dikontrol sedangkan eksternal non terkendali.

3. Pilihan kegiatan pilihan

   1. Ketika perkiraan yang tersedia dan tempat yang ditetapkan, sejumlah kursus alternatif tindakan harus dipertimbangkan.
   2. Untuk tujuan ini, setiap alternatif akan dievaluasi dengan menimbang pro dan kontra dalam terang sumber daya yang tersedia dan persyaratan organisasi.
   3. Manfaat, kerugian serta konsekuensi dari setiap alternatif harus diperiksa sebelum pilihan sedang dibuat.
   4. Setelah evaluasi obyektif dan ilmiah, alternatif terbaik dipilih.
   5. Para perencana harus mengambil bantuan dari berbagai teknik kuantitatif untuk menilai stabilitas alternatif.

4. Penyusunan rencana derivatif

   1. rencana derivatif adalah sub rencana atau rencana sekunder yang membantu dalam pencapaian rencana utama.
   2. rencana sekunder akan mengalir dari rencana dasar. Ini dimaksudkan untuk mendukung dan expediate pencapaian rencana dasar.
   3. rencana rinci ini termasuk kebijakan, prosedur, aturan, program, anggaran, jadwal, dll Sebagai contoh, jika maksimalisasi keuntungan merupakan tujuan utama dari perusahaan, rencana derivatif akan mencakup maksimalisasi penjualan, maksimalisasi produksi, dan minimalisasi biaya.
   4. rencana derivatif menunjukkan jadwal waktu dan urutan menyelesaikan berbagai tugas.

5. Mengamankan Kerjasama

   1. Setelah rencana telah ditentukan, maka perlu lebih disarankan untuk mengambil bawahan atau orang-orang yang harus melaksanakan rencana ini dalam kepercayaan diri.
   2. Tujuan di balik membawa mereka ke dalam keyakinan adalah: -
      1. Bawahan mungkin merasa termotivasi karena mereka terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
      2. organisasi mungkin bisa mendapatkan saran yang berharga dan perbaikan dalam perumusan serta pelaksanaan rencana.
      3. Juga karyawan akan lebih tertarik dalam pelaksanaan rencana ini.

6. Menindaklanjuti / Appraisal rencana

   1. Setelah memilih tindakan tertentu, itu dimasukkan ke dalam tindakan.
   2. Setelah rencana yang dipilih diimplementasikan, penting untuk menilai efektivitas.
   3. Hal ini dilakukan atas dasar umpan balik atau informasi yang diterima dari departemen atau orang yang bersangkutan.
   4. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memperbaiki penyimpangan atau memodifikasi rencana.
   5. Langkah ini menetapkan hubungan antara perencanaan dan fungsi pengendalian.
   6. Tindak lanjut harus berdampingan pelaksanaan rencana sehingga dalam terang pengamatan yang dilakukan, rencana masa depan dapat dibuat lebih realistis.

sumber: http://smallbusiness.chron.com/five-functions-management-leading-56418.html
 http://www.referenceforbusiness.com/management/Log-Mar/Management-Functions.html

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN

 Tujuan Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Tujuan dari perubahan dan pengembangan organisasi ini adalah untuk meningkatkan suatu kehendak yang kita inginkan untuk mencapai sebuah tujuan yang jelas.

Macam-macam tujuan perubahan dan perkembangan organisasi, yaitu :

• Untuk mempererat organisasi satu dengan organisasi yang lainnya.
• Untuk meningkatkan mutu dari organisasi tersebut/organisasi yang telah dibuat.
• Untuk meningkatkan peranan organisasi di masyarakat luas.
• Untuk memberikan dampak positif kepada masyarakat.
• Untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang telah dibuat.

A.    Kekuatan-kekuatan eksternal

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal, meliputi :

1.      Kebudayaan

2.      Pendidikan

3.      Sosial

4.      Politik

5.      Ekonomi

6.      Teknologi

B.     Kekuatan-kekuatan internal

Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen.

Kekuatan-kekuatan perubahan internal, meliputi :

1.      Kegiatan-kegiatan karyawan

2.      Tujuan organisasi

3.      Strategi dan kebijaksanaa

4.      Teknologi

Proses Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Meskipun banyak sekali konsep – konsep mengenai pengembangan organisasi sekarang ini, yang mungkin akan saling tumpang tindih, barangkali definisi yang dikemukakan oleh Cummings (1996) akan membantu kita untuk dapat lebih memahami konsep pengembangan organisasi.

Menurut Cummings (1989), pengembangan organisasi adalah suatu aplikasi konsep atau teori dengan menggunakan suatu sistem di mana konsep-konsep ilmu pengetahuan digunakan untuk mengembangkan organisasi secara terencana dan dengan menggunakan semua strategi yang dimiliki organisasi untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Selanjutnya, Cummings (1989) juga menyatakan bahwa konsep (ilmu pengetahuan) di dalam pengembangan organisasi itu pada dasarnya merupakan faktor-faktor yang membedakan pengembangan organisasi dengan pendekatan lain dalam kaitannya dengan peningkatan kinerja organisasi.

Sementara itu Tyagi (2000) mengajukan pendapatnya, bahwa pengembangan organisasi sebagai suatu usaha yang terencana, sistematis, terorganisasikan, dan lebih bersifat kolaboratif antara prinsip pengetahuan tentang perilaku dan teori organisasi dipadukan dan diaplikasikan (integreated and aplicated) guna meningkatkan kualitas kehidupan organisasi yang tercermin pada peningkatan kesehatan dan vitalitas organisasi. Pendapat Tyagi ini hampir sama dengan pendapat pakar organisasi yang lebih dulu disebutkan, hanya Tyagi lebih memfokuskan pada hasil (outcome) dari OD, yaitu intensitas komunikasi internal organisasi yang meningkat, kompetensi dan harga diri anggota kelompok yang semakin baik, dan adanya pengakuan dari masyarakat bahwa organisasi tersebut telah semakin baik dalam kinerjanya.

Yang dimaksud dengan proses perubahan suatu organisasi adalah tata cara untuk mencapai perubahan organisasi yang lebih baik dan lebih berkembang. Langkah tersebut terdiri dari :

-. Mengadakan Pengkajian : Dengan kita mengkaji ulang suatu sistem, kita dapat mengetahui apakah suatu organisasi tersbut dapat berjalan dengan baik atau tidak dengan memakai sistem yang lama. Jika tidak ada perubahan dalam organisasi tersebut kita dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya.

-. Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

-. Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

-. Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

-. Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

ACTION RESEARCH (PENELITIAN TINDAKAN)

Action Research merupakan tindakan pemecahan masalah organisasi yang dilakukan dengan berbasiskan data maupun model-model teori.

A.     Tahap Penilaian Keadaan.

Didalam mengembangkan action research pada pengembangan organisasi menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 4 komponen (Karl Albrecht) yaitu:

1.       Sistem social

a.       Orang-orang yang menjadi anggota organisasi.

b.      Kekuatan formal dalam organisasi.

c.       Nilai-nilai yang hidup dalam organisasi.

d.      Norma-norma.

e.       Sistem ganjaran.

f.       Iklim sosial.

g.      Jaringan komunikasi.

3.       Sistem teknik

a.       Orang-orang sebagai faktor produksi.

b.      Fasilitas-fasilitas yang dipakai dalam faktor produksi.

c.       Sumber modal.

d.      Bahan mentah.

e.       Arus kegiatan/ kerja.

f.       Metode dan prosedur kerja.

4.       Sistem administrasi

a.       Orang-orang yang melakukan aktivitas pekerjaan.

b.      Struktur organisasi.

c.       Unit-unit yangada dalam organisasi.

d.      Media yang digunakan dalam penyampaian informasi.

e.       Arus informasi.

5.       Sistem strategi

a.       Kelompok manajemen puncak.

b.      Hubungan hierarkhi.

c.       Sistem perencanaan.

d.      Petunjuk tertulis tentang prosedur kerja.

e.       Sistem informasi manajemen.

Selain 4 komponen pendekatan system diatas, untuk mengadakan penilaian keadaan dapat pula dengan mempertimbangkan gaya kepemimpinan dan pengembangan kelompok.

B.      Tahap Pemecahan Masalah

1.      Perumusan pemecahan masalah

a.       Permasalahan yang hendak dipecahkan dicari gejala permasalahannnya.

b.      Apakah yang harus diubah untuk memecahkan permasalahan tersebut.

c.       Sasaran apa yang diharapkan dari perubahan dan bagaimana sasaran itu diukur.

2.      Peroleh data.

3.      Analisa data.

C.      Tahap Implementasi

Didalam tahap implementasi ini ada 3 pendekatan yang bisa dilakukan yaitu:

1.      Share power (karyawan/ staf dan pimpinan mempunyai posisi yang sama dalam pengambilan keputusan).

2.      Delegated (seberapa jauh karyawan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan)

3.      Unilateral (tidak melibatkan karyawan)
Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah:

a.       menyetujui agar setiap pekerjaan dapat dilaksanakan.

b.      Meminta sumbangan pemikiran dari berbagai eksekutif.

D.     Tahap Evaluasi

Tujuan :

1.      Kesinambungan program.

2.      Usaha membandingkan hasil dengan aktivitas yang dilakukan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap evaluasi:

1.         Peninjauan Program.
Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program.

2.         Menentukan fakta baru.
Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem.

·         Sistem sosial (menyangkut norma dan nilai yang tumbuh dalam organisasi)

·         Sistem teknik (menyangkut perubahan dan mencari nilai positif dari perubahan).

·         Sistem administrasi (berkaitan dengan informasi dari pimpinan ke staf/karyawan atau sebaliknya apakah ada hambatan atau tidak).

·         Sistem strategi.

Keempatnya dikaitkan dengan meningkat atau menurunnya produktivitas sehingga akan dapat diketahui berhasil atau tidaknya tujuan organisasi.

3.      Mementingkan yang positif.

4.      Lebih memfokuskan pada hal-hal yang sedang berlangsung.

5.      Menciptakan penghargaan dan keyakinan bahwa keadaan akan menjadi baik.

Dampak Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Dampak perubahan dan pengembangan dalam organisasi dapat menjadi dampak yang positif jika tujuan dari suatu organisai dapat tercapai. Dampak terbagi menjadi dua, yaitu:

-. Dampak Positif

Dampak yang memberi rasa nyaman kepada masyarakat karena telah mempercayai organisasi yang telah diikuti.

-. Dampak Negatif

Dampak negatif dari organisasi adalah dapat menimbulkan keresahan di masyarakat, dan berakibat keruntuhan dari organisasi tersebut yang pada akhirnya proses perkembangan organisasi tersebut menjadi gagal total.