Struktur dan Desain Organisasi

Pengertian Struktur dan Desain Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur organisasi adalah  bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan, dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.

Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Elemen struktur organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

• Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasidibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
• Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
• Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
• Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
• Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
• Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer
- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

Macam - macam Desain Organisasi :

• Desain Organisasi Tradisional

- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan

• Desain Organisasi Kontemporer

- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier
- Menghapus penghalang (horizontal)
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan


Karakteristik dari Organisasi yang belajar : 
-    Open team based organization,  dengan cara memberi kekuasaan lebih kepada karyawan
-    Alur pertukaran informasi terbuka dan penyebaran informasi lancar
-    Kepemimpinan yang menyebarkan visi untuk masa mendatang
-    Budaya yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa pengertian terhadap komunitas

Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam Organisasi

ahmadcirebon.blogspot.com

1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari  bahasa Latin  yakni :  Communicare berarti  berpartisipasi atau memberitahukan.  Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi,  arti kata komunikasi (communication) adalah :  Suatu proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut  Phil Astrid Susanto, menuliskan kata komunikasi adalah :  Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti (Phil Astrid Susanto, 1974).  
Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, menuliskan bahwa komunikasi adalah :  Proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain (Keith Davis, 1962).

Jadi pengertian komunikasi adalah :  Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian lambang-lambang yang  mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.

Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak. Dalam berkehidupan manusia harus berkomunikasi yakni memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Dalam berkomunikasi kita menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku kita terhadap orang lain. Jadi komunikator dan komunikan mempunyai kesamaan dan kesepakatan pesan sehingga menimbulkan suatu pengertian.

Dalam proses komunikasi menurut Lasswell melibatkan beberapa komponen yaitu:

1. Komunikator (sumber) 
2. Pesan
3. Saluran
4. Komunikan (organisasi/publik) 
5. Efek
   Dari kelima komponen tersebut, proses komunikasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. 

Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:

§  Komunikasi Vertikal

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.

§  Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.

§  Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.

Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:

o   Membaca

o   Mendengarkan

o   Percakapan

o   Wawancara

o   Diskusi Kelompok

o   Pidato dan Presentasi

o   Menulis

Proses KomunikasiProses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya agar terjadi komunikasi yang efektif.

Beberapa faktor yang yang perlu diperhatikan di dalam proses komunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah sebagai berikut:

1. Faktor sumber dan penerima pesan. 
   a. Pengetahuan, gagasan, pikiran dan pengalaman
   b. Sikap, keyakinan dan tujuan
   c. Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai
   d. Kepentingan
   e. Keanggotaan dan peranan dalam kelompok
   f. Kecakapan berkomunikasi
   g.Persepsi terhadap unsur-unsur lain.
2. Faktor saluran
   a. Karakteristik saluran atau media yang digunakan
   b. Seberapa besar jumlah publiknya
   Faktor pesan
   a. Gagasan dan isi pesan
   b. Susunan pesan
   c. Bahasa dan gaya
   d. Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan lain-lain.

Berikut ini adalah syarat-syarat agar komunikasi berjalan baik:

1. Jelas
   Yaitu pernyataan yang dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti si Komunikan (Penerima informasi).
2. Tepat
   Dalam hal orang yang dituju (objek) harus tepat.
3. SasaranTujuan pemberian informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si Komunikator (Pengirim pesan).

3. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah tersampaikannya gagasan, pesan dan perasaan dengan cara yang baik dalam kontak sosial yang baik pula. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi siapa pun, di bidang apapun dan dalam situasi apapun. Komunikasi yang efektif membantu anda untuk mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan antar individual dan memberikan manfaat penting lainnya.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif :

• Istilah.
  Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. 
• Spesifik.
  Pesan yang disampaikan harus jelas, sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar. 
• Tersusun dengan baik.
  Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong. 
• Objektif, akurat, dan aktual.
  Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin. 
•  Efisien.
  Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk menghilangkan kata yang tidak relavan. 
• Hukum komunikasi yang efektif.
  Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 

4. Implikasi Manajerial 

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti keedaan terlibat atau akibat. Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

1. Implikasi Prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.
2. Implikasi kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”.
5 Gaya Kepemimpinan atas dua aspek diatas:

1. Improvised
   Pemimpin menggunakan usaha paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu. 
2. Country Club
   Kepemimpinan didasarkan kepada hubungan informal antar individu (persahabatan) yang membuat suasana dan tempo kerja nyaman dan ramah. 
3. Team
   Kepemimpinan didasarkan pada keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu. Dasar dari kepemimpinan ini adalah kepercayaan dan penghargaan. 
4. Task
   Pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai faktor utama keberhasilan dalam organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi. 
5. Midle Road
   Kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi, teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari pada pemimpin. Kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas.

sumber: 

Sihnu Bagus, Komunikasi dalam organisasi, http://all-about-theory.blogspot.com/2011/11/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi.html, 28 maret 2013, 20:00

Retno Ayu Pratiwi, Peran komunikasi dalam organisasi,http://missrereayu.blogspot.com/2011/09/peranan-komunikasi-dalam-sebuah.html, 28 maret 2013,20:00

Indah Amalia, Peran komunikasi dalam perusahaan, http://indahdear.blogspot.com/2010/11/peran-komunikasi-dalam-perusahaan.html, 28 maret 2013,20:00

http://ahmadfatihin.blogspot.co.id/2015/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html