Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam Organisasi

ahmadcirebon.blogspot.com

1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari  bahasa Latin  yakni :  Communicare berarti  berpartisipasi atau memberitahukan.  Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi,  arti kata komunikasi (communication) adalah :  Suatu proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut  Phil Astrid Susanto, menuliskan kata komunikasi adalah :  Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti (Phil Astrid Susanto, 1974).  
Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, menuliskan bahwa komunikasi adalah :  Proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain (Keith Davis, 1962).

Jadi pengertian komunikasi adalah :  Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian lambang-lambang yang  mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.

Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak. Dalam berkehidupan manusia harus berkomunikasi yakni memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Dalam berkomunikasi kita menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku kita terhadap orang lain. Jadi komunikator dan komunikan mempunyai kesamaan dan kesepakatan pesan sehingga menimbulkan suatu pengertian.

Dalam proses komunikasi menurut Lasswell melibatkan beberapa komponen yaitu:

1. Komunikator (sumber) 
2. Pesan
3. Saluran
4. Komunikan (organisasi/publik) 
5. Efek
   Dari kelima komponen tersebut, proses komunikasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. 

Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:

§  Komunikasi Vertikal

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.

§  Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.

§  Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.

Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:

o   Membaca

o   Mendengarkan

o   Percakapan

o   Wawancara

o   Diskusi Kelompok

o   Pidato dan Presentasi

o   Menulis

Proses KomunikasiProses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya agar terjadi komunikasi yang efektif.

Beberapa faktor yang yang perlu diperhatikan di dalam proses komunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah sebagai berikut:

1. Faktor sumber dan penerima pesan. 
   a. Pengetahuan, gagasan, pikiran dan pengalaman
   b. Sikap, keyakinan dan tujuan
   c. Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai
   d. Kepentingan
   e. Keanggotaan dan peranan dalam kelompok
   f. Kecakapan berkomunikasi
   g.Persepsi terhadap unsur-unsur lain.
2. Faktor saluran
   a. Karakteristik saluran atau media yang digunakan
   b. Seberapa besar jumlah publiknya
   Faktor pesan
   a. Gagasan dan isi pesan
   b. Susunan pesan
   c. Bahasa dan gaya
   d. Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan lain-lain.

Berikut ini adalah syarat-syarat agar komunikasi berjalan baik:

1. Jelas
   Yaitu pernyataan yang dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti si Komunikan (Penerima informasi).
2. Tepat
   Dalam hal orang yang dituju (objek) harus tepat.
3. SasaranTujuan pemberian informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si Komunikator (Pengirim pesan).

3. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah tersampaikannya gagasan, pesan dan perasaan dengan cara yang baik dalam kontak sosial yang baik pula. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi siapa pun, di bidang apapun dan dalam situasi apapun. Komunikasi yang efektif membantu anda untuk mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan antar individual dan memberikan manfaat penting lainnya.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif :

• Istilah.
  Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. 
• Spesifik.
  Pesan yang disampaikan harus jelas, sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar. 
• Tersusun dengan baik.
  Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong. 
• Objektif, akurat, dan aktual.
  Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin. 
•  Efisien.
  Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk menghilangkan kata yang tidak relavan. 
• Hukum komunikasi yang efektif.
  Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 

4. Implikasi Manajerial 

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti keedaan terlibat atau akibat. Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

1. Implikasi Prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.
2. Implikasi kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”.
5 Gaya Kepemimpinan atas dua aspek diatas:

1. Improvised
   Pemimpin menggunakan usaha paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu. 
2. Country Club
   Kepemimpinan didasarkan kepada hubungan informal antar individu (persahabatan) yang membuat suasana dan tempo kerja nyaman dan ramah. 
3. Team
   Kepemimpinan didasarkan pada keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu. Dasar dari kepemimpinan ini adalah kepercayaan dan penghargaan. 
4. Task
   Pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai faktor utama keberhasilan dalam organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi. 
5. Midle Road
   Kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi, teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari pada pemimpin. Kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas.

sumber: 

Sihnu Bagus, Komunikasi dalam organisasi, http://all-about-theory.blogspot.com/2011/11/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi.html, 28 maret 2013, 20:00

Retno Ayu Pratiwi, Peran komunikasi dalam organisasi,http://missrereayu.blogspot.com/2011/09/peranan-komunikasi-dalam-sebuah.html, 28 maret 2013,20:00

Indah Amalia, Peran komunikasi dalam perusahaan, http://indahdear.blogspot.com/2010/11/peran-komunikasi-dalam-perusahaan.html, 28 maret 2013,20:00

http://ahmadfatihin.blogspot.co.id/2015/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html